MS Access報表基礎(chǔ)

在本章中，我們將介紹報表的基礎(chǔ)知識以及如何創(chuàng)建報表。報表提供了一種查看，格式化和匯總Microsoft Access數(shù)據(jù)庫中信息的方法。例如，您可以為所有聯(lián)系人創(chuàng)建簡單的電話號碼報表。

• 報表包括從表或查詢中提取的信息，以及與報表設(shè)計一起存儲的信息，例如標簽，標題和圖形。

• 提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的表或查詢也稱為報表的記錄源。

• 如果要包括的字段都存在于單個表中，請使用該表作為記錄源。

• 如果字段包含在多個表中，則需要使用一個或多個查詢作為記錄源。

例子

現(xiàn)在，我們將舉一個簡單的例子來了解創(chuàng)建一個非常簡單的報表過程。為此，我們需要轉(zhuǎn)到創(chuàng)建選項卡。

在單擊報表按鈕創(chuàng)建基本報告之前，請確保選擇了正確的查詢。在這種情況下，在導航窗格中選擇qryCurrentProjects?，F(xiàn)在點擊報表按鈕，這將生成一個基于該查詢的報表。

您將看到報表在布局視圖中打開。這可以快速調(diào)整您在報表上看到的任何字段的大小或?qū)挾取Ｗ屛覀儸F(xiàn)在調(diào)整列寬以使一切更好。

向下滾動并在底部調(diào)整頁面控件。

這是一個非常快速的方式來創(chuàng)建一個非常簡單的報表。您還可以從報表設(shè)計視圖進行小的更改和調(diào)整。

• 與表單一樣，報表由各種不同的部分組成。
• 你有詳細信息部分，這是所有的數(shù)據(jù)大部分存在的地方。
• 您還將看到一個頁眉和頁腳部分;它們會顯示在報表中每個頁面的頂部和底部。

現(xiàn)在讓我們更改報表的標題，并給出另一個名稱。

點擊保存圖標保存報表。

您將得到上面的對話框。

輸入報表的名稱，然后單擊“確定”。如果要查看此報表的實際外觀，在打印預(yù)覽中，您可以返回查看按鈕，然后點擊打印預(yù)覽，查看以紙張或PDF形式打印時該報表的外觀。

使用右下角的工具，您可以放大或縮小。在打印預(yù)覽選項卡上還有一些按鈕，當您切換到打印預(yù)覽時會自動出現(xiàn)。在縮放部分，您有一個頁面，兩頁的視圖;或者如果您有較長的報表，則可以一次查看四個頁面，八個頁面或十二個頁面。您還可以調(diào)整簡單的事情，例如您正在使用的打印紙張的大小，報告的邊距，方向，列數(shù)，頁面設(shè)置等。這就是如何使用“創(chuàng)建”選項卡上的“報表”按鈕創(chuàng)建一個非?？焖俚暮唵螆蟾?。

使用報表設(shè)計創(chuàng)建報表

報表設(shè)計是在Access中創(chuàng)建快速報表的另一種方法。為此，我們需要使用“報表設(shè)計視圖”按鈕，這與“設(shè)計”按鈕類似。這將創(chuàng)建一個空白報表，并直接打開它到設(shè)計視圖，允許您更改控制源，并將字段直接添加到報表的設(shè)計視圖。

讓我們現(xiàn)在轉(zhuǎn)到創(chuàng)建選項卡，然后單擊報表設(shè)計按鈕。

它將打開一個空白報告或未綁定的報表，這意味著此報表沒有連接到我們的數(shù)據(jù)庫中的其他對象。

在“工具”組中的“設(shè)計”選項卡上，選擇屬性表。這將打開“屬性”窗格。

在“數(shù)據(jù)”選項卡上，將記錄源分配給此報表，以將其連接到數(shù)據(jù)庫對象，如以下屏幕截圖所示。

從下拉列表中選擇qryLateProjects，現(xiàn)在，下一步是單擊“設(shè)計”選項卡上的“添加現(xiàn)有字段”列表按鈕，在此報表中添加一些字段。

選擇上面截圖中的字段。

將字段拖動到報表，如上面的屏幕截圖所示。轉(zhuǎn)到排列選項卡，在表組中，您有幾個選項可供選擇。

有一個堆疊布局和表格布局，這是一個非常類似于電子表格的布局。讓我們選擇表格布局。

您可以看到它將所有標簽移動到頁眉區(qū)域。這些標簽在每個頁面的頂部僅顯示一次，并且“詳細信息”部分中的每個記錄都將重復(fù)數(shù)據(jù)查詢。現(xiàn)在，您可以通過并進行一些調(diào)整，使您的ProjectName字段更寬。

正如你在上面的屏幕截圖中看到的，在Detail部分和Page Footer之間有很多空間。

讓我們拖動頁腳向上以減少空間，如下面的屏幕截圖所示。我們現(xiàn)在將轉(zhuǎn)到“設(shè)計”選項卡，然后單擊“視圖”按鈕并選擇“報表視圖”。

您現(xiàn)在可以看到一些項目名稱不完整;您可以使用設(shè)計視圖來調(diào)整此設(shè)置，也可以使用布局視圖來執(zhí)行此操作。

這就是如何從設(shè)計視圖創(chuàng)建一個簡單的報表。